Meeting ist nicht gleich Meeting

Jede Meetingart folgt ihren eigenen Gesetzen. Die Unterscheidung der Meetingarten ergibt sich aus dem Zweck und Ziel des Meetings. Bei der Organisation von Meetings ist es daher notwendig zu wissen, welche Meetingform für die jeweilige Aufgabenstellung passend ist. Während des Meetings sollte der Meetingleiter sich dieser Unterschiede bewußt sein und seine Interventionen und Vorgehensweise dem jeweiligen Zweck anpassen.

Nachfolgend finden Sie einige typische Meetingarten, ihre Besonderheiten und welche Vorgehensweise wir empfehlen.

 

Synchronisationsmeeting:

Sie dienen der operativen Abstimmung z.B. in Projekten oder sind auch oft als "Jour fixe" tituliert. Vor allem im letzten Fall sind sie oft auch von Selbstdarstellung und Problemvergrößerung geprägt.

 

Daher sind vor allem 2 Fragen in diesem Meeting relevant: Welche meiner Informationen sind für andere Teilnehmer/innen des Meetings relevant? Wer hat Informationen, die ich für meine Erledigungen brauche? Im Meeting werden nicht die Lösungen diskutiert, die Informationen ausgetauscht, sondern die relevanten Personen verlinken sich und nehmen bi- oder multilateral den  Informationsaustausch vor. Denn selten müssen alle alles wissen. Es geht nur um die Vereinbarung des nächsten workable Schrittes, der Rest passiert in Eigenverantwortung der Beteiligten.

 

Im nächsten Meeting kann bei Bedarf die Erledigung berichtet werden.

 

Entscheidungsmeeting:

In diesen Meetings geht es um Themen und Fragestellungen, die nicht geregelt sind.

Auch hier gibt es zwei entscheidende Fragen, die beantwortet werden müssen: Welche Regeln braucht es, damit...?

Wie kommen wir zu einer Entscheidung im Sinne der Firma für...?

 

Fokusmeetings:

Sie dienen dazu Themen in der Tiefe zu diskutieren. Dafür bereitet ein(e) Mitarbeiter/in einen Input (Präsentation, Demonstration, etc.) vor. Danach ist Zeit für Nachfragen und Diskussion. All das dient der Weiterentwicklung des Themas. Ausreichend Zeit ist ein wesentliches Merkmal dieser Meetingform.

 

Strategiemeeting:

Strategiemeetings finden 1-4 mal im Jahr statt. Sie dienen dazu strategische Positionierungen festzulegen und Strategien an die Entwicklungen des Marktes anzupassen. Daraus werden strategische Regeln entwickelt, die das tägliche handeln leiten.

 

Relation-Meeting:

Diese Meetings finden statt um Spannungen zwischen Personen auf den Tisch zu bringen. Blockaden werden aufgelöst und konstruktive Zusammenarbeit soll wieder möglich gemacht werden. Bei diesen Meetings ist ein externer Moderator bzw. ein Experte für Konfliktregelung hilfreich.

 

Unsere Handlungsempfehlung für Meeting Mastery!

Achten Sie darauf, dass keine Vermischungen der Meetingarten passiert. Sie können zum Beispiel in einem Synchronisationsmeeting nicht strategische Fragestellungen diskutieren. Wahrscheinlich ist es die falsche Teilnehmer/innenrunde dafür, es wurde auch ein anderes Ziel vereinbart und die Agenda hat eine Strategiediskussion auch nicht vorgesehen. Es ist aber das Tor zur Endlosdiskussion und Zeitverschwendung. Und in der Synchronisation geht auch nichts weiter.

 

Gerne beraten wir Sie für ein optimales Setting Ihres Meetings.