Leitung, Moderation oder einfach laufen lassen?

 

Wer steuert entlang des "Roten Fadens" zum Ziel?

Wenn mehr als drei Personen miteinander etwas besprechen wollen empfiehlt sich bereits, dass eine Person "das Kommando übernimmt". Damit ist nicht gemeint, dass diese Person alles diktiert, sondern ein Teilnehmer/in beobachtet den Verlauf des Gesprächs, strukturiert zu Beginn die Agendapunkte und fast am Ende das Ergebnis zusammen. Das ist die einfachste Form. Je größer die Besprechungsrunde wird, je wichtiger wird die Rolle des Moderators. Ab 6 Personen treten gruppendynamische Phänome auf und geht es innerhalb der Meetingrunde um soziale Positionierungen. Da ist es besonders wichtig, dass der Moderator/die Moderatorin das Gespräch strukturiert, die Einhaltung der Regeln beobachtet und gegebenenfalls interveniert.

 

Wer achtet auf die Regeln im Meeting und die Zeit?

Wir empfehlen vor allem bei regelmäßig stattfindenden Meetings mit nahezu gleicher Teilnehmerrunde am Beginn einmal etwas Zeit in die Festlegung von Meetingregeln zu investieren. Visualisieren Sie diese Regeln auf einem Flipchart und holen Sie das Commitment in der Runde ein. Bei jedem weiteren Meeting sind die Regeln aufgehängt und für alle sichtbar. Ein Regelverstoß wird vom Moderator angesprochen und auf die Einhaltung hingewiesen. Die Gruppe erzeugt dadurch Druck zur Einhaltung, da es ja die Regeln von allen sind und nicht die des Moderators.

Auch Zeiteinhaltung ist eine Meetingregel. Pünktlich zu beginnen und pünktlich zu enden ist selbstverständliche Pflicht für die Leitung. Auch die Einhaltung der Zeitvorgabe pro Agendapunkt gehört dazu genauso wie die Einhaltung der Redezeit durch die Teilnehmer/innen. 

 

Wer bremst Vielredner?

Hilfreich ist es, wenn es eine Meetingregel dazu gibt, die zum Beispiel die Redezeit begrenzt, die regelt, wie ich zu Wort komme und ob es Adhoc-Stellungnahmen zu Vorrednern geben darf. Die Einhaltung wird von der Leitung beobachtet und im Bedarfsfall interveniert. Auch alle anderen Meetingteilnehmer/innen sind berechtigt und eingeladen Regelverstöße anzusprechen. Denn zu einem erfolgreichen Meeting gehört nicht nur eine kompetente Leitung, auch jede/r Teilnehmer/in ist für das Gelingen im Meeting verantwortlich.


Muss die Führungskraft das Meeting leiten?

 Nein, das muss sie nicht. Allerdings muss sie sich wie jeder andere auch an die Regeln halten und eine Intervention der Leitung bei Regelverstoß akzeptieren. Die Leitung zu overrulen geht dann nicht. Gegebenenfalls sollte die Führungskraft mit der Moderation vorher den Rahmen des Meetings klar machen, das Spielfeld beschreiben und die Grenzen klar ansprechen, sodass die Moderation den Spielraum klar kennt und auch den Teilnehmer/innen deutlich machen kann. Geheimaufträge sind nicht akzeptabel und vernebeln das Ziel.

 

Unsere Handlungsempfehlung für Meeting Mastery!

 

Mit einer klaren und allen bekannten Struktur und gemeinsam vereinbarten visualisierten Meetingregeln haben Sie gute Voraussetzungen ein Meeting zum Erfolg zu führen.

 

Gerne nehmen wir an Ihrem Meeting teil, geben Feedback und konkrete individuelle Handlungsempfehlungen!