Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll?

 

 

Protokoll nach 14 Tagen - wer kann sich noch erinnern?

Immer wieder ärgerlich: das Protokoll des letzten Meetings kommt kurz vor dem nächsten Termin, keiner kann sich mehr wirklich erinnern und mit Überraschung stellt man fest, was alles zu tun gewesen wäre... Solche Protokolle kann man beruhigt weglassen - sie haben keinen Sinn.

Machen Sie ein Flipchartprotokoll: Die Agendepunkte werden mit größerem Abstand untereinander geschrieben. Nach Erledigung eines Agendapunktes werden die nächsten Schritte in den Zwischenraum geschrieben und das Commitment aller Anwesenden eingeholt (siehe auch Visualisierung in Meetings). So entsteht wie von selbst nebenher ein Beschlussprotokoll, das leicht abfotografiert und verteilt werden kann. Wenige Minuten nach Ende des Meetings hat jede/r das Protokoll.


Verlaufs- oder Beschlussprotokoll, was ist der Unterschied?

Im Verlaufsprotokoll werden Argumentationen und der Diskussionsverlauf festgehalten, im Beschlussprotokoll lediglich das Ergebnis. In manchen Gremien sind Verlaufsprotokolle gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Aufsichtsratsitzungen, Geschäftsleitungsmeetings), meistens geht es jedoch um next Steps. Da genügt ein Ergebnisprotokoll
Wer ist für das Protokoll verantwortlich?


Leiten und Protokollieren - geht das?

Nein, das geht nicht. Es ist eine fast unlösbare Aufgabe den Verlauf des Gespräches zu beobachten, auf die Meetingregeln zu achten, zu intervenieren und gleichzeitig unter Wahrung der Neutralität zu protokollieren. Einzig beim Flichartprotokoll können Sie sich auf das Gespräch konzentrieren und dann interaktiv mit der Meetingrunde die nächsten Schritte zusammenfassen und am Flichart festhalten. Das ist dann eine sehr moderatorische Vorgehensweise, die das Gemeinsame in den Vordergrund stellt.

 

Unsere Handlungsempfehlung für Meeting Mastery!

 

Bitten Sie eine/n (junge/n) Kollegen/in im Meeting das Protokoll zu übernehmen. Geben Sie laut Formulierungshilfe und helfen Sie dabei, was festgehalten werden soll und was nicht. Das ist eine tolle Möglichkeit für junge Mitarbeiter/innen rasch sich im Unternehmen auszukennen und zu wissen worum es geht.

 

Gerne unterstützen wir Sie Ihre Meetings zu analysieren und Optimierungsschritte umzusetzen!